Een club zet de gegevens van haar leden in carambole.app. De club is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke; carambole.app is verwerker: wij bewaren en verwerken de gegevens alleen voor de club. De privacywet (AVG, artikel 28) vraagt om deze afspraken vast te leggen. Deze overeenkomst geldt zodra een club zich aanmeldt en hoort bij de algemene voorwaarden.
1. Welke gegevens, van wie en waarvoor
- Van wie: leden, oud-leden en deelnemers aan competities en toernooien van de club, en de mensen die de club toegang geeft.
- Welke gegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummers, geboortedatum, geslacht, bondsnummer, lid sinds en tot, moyennes, uitslagen en standen, gegeven toestemmingen en notities die de club zelf invult.
- Waarvoor: de ledenadministratie van de club, het organiseren van competities en toernooien, het mailen van programma en stand aan deelnemers (met een afmeldlink in elke mail), en wat de club daarvoor in het platform doet.
Het platform is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid. De club zet die er niet in, ook niet in notities.
2. Alleen in opdracht van de club
We gebruiken de gegevens alleen om het platform voor de club te laten werken, en voor niets anders. Wat de club in het platform doet (invoeren, wijzigen, exporteren, verwijderen) geldt als haar opdracht. We verkopen de gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame.
3. Geheimhouding
Iedereen die bij ons met de gegevens te maken heeft, houdt die geheim. Alleen wie het voor zijn werk nodig heeft, kan erbij, bijvoorbeeld om een probleem op te lossen waar de club om vraagt.
4. Beveiliging
- De verbinding is altijd versleuteld (https); wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen.
- Elke club ziet alleen haar eigen gegevens. Binnen de club bepalen rollen wie wat mag (beheerder, wedstrijdleider, uitslagen invoeren).
- De server staat in een datacentrum in Duitsland, heeft een firewall en krijgt automatisch beveiligingsupdates.
- Elke nacht wordt een back-up gemaakt; back-ups worden na 14 dagen gewist.
5. Andere partijen (subverwerkers)
Voor een paar onderdelen gebruiken we diensten van anderen. De club geeft daar toestemming voor. Met deze partijen zijn afspraken gemaakt die minstens zo streng zijn als deze overeenkomst. Komt er een partij bij of verandert er een, dan laten we dat de clubbeheerders vooraf weten; de club kan daar bezwaar tegen maken en zo nodig opzeggen.
| Dienst | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| STRATO GmbH | De server waarop het platform en alle gegevens staan | Duitsland (EU) |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Het versturen van e-mails, zoals uitnodigingen en het herstellen van een wachtwoord | Frankrijk (EU) |
| Cloudflare, Inc. | De domeinnaam en het doorsturen van mail aan info@carambole.app | VS, onder het EU-VS Data Privacy Framework |
| Google (Gmail) | Onze mailbox: mail die u aan ons stuurt | VS, onder het EU-VS Data Privacy Framework |
| Bunny.net (BunnyWay d.o.o.) | Het lettertype van de website | Slovenië (EU) |
De ledengegevens staan op de server in Duitsland en blijven binnen de EU. E-mails van het platform (zoals een uitnodiging) gaan via Brevo in Frankrijk.
6. Datalekken
Ontdekken we een beveiligingsprobleem waarbij gegevens van de club in verkeerde handen kunnen zijn gekomen (een datalek), dan melden we dat de club zo snel mogelijk, uiterlijk binnen 48 uur. We vertellen wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft en wat we eraan doen, zodat de club zo nodig zelf een melding kan doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Rechten van leden
Vraagt een lid de club om inzage, verbetering of verwijdering van zijn gegevens, dan kan de club dat zelf in het platform doen: gegevens aanpassen, een lid verwijderen of de ledenlijst als Excel-bestand downloaden. Lukt dat niet, dan helpen wij. Komt een verzoek van een lid bij ons binnen, dan sturen we het door naar de club.
8. Einde van de overeenkomst
Deze overeenkomst loopt zolang de club carambole.app gebruikt. Daarna kan de club haar gegevens nog 90 dagen downloaden. Vervolgens verwijderen we alle gegevens van de club; ook uit de back-ups zijn ze binnen 14 dagen daarna verdwenen.
9. Controle
De club kan ons vragen te laten zien hoe we aan deze afspraken voldoen. We geven daarover alle redelijke informatie.
10. Aansprakelijkheid
Voor de aansprakelijkheid gelden de afspraken in de algemene voorwaarden.
Contact
Vragen over deze tekst? Mail naar info@carambole.app.